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システム担当者のアウトソーシング化のメリット

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昨今ではシステム担当者のアウトソーシングに切り替えるためのご相談が急増

人材不足に伴い、システム担当者の離職による引継ぎのご相談が多く寄せられています。また、多くの中小企業では、一人の担当者が本業に加えシステム管理業務を担っているのが現状です。 この現状を解決する方法として、システムの運用を簡易化・アウトソーシングに依頼する企業が増えております。

クラウドとアウトソーシング

現代社会において、なぜシステムのクラウド化が進んでいるのか? システムをクラウド化することのメリットは多くあります。(デメリットがない訳ではありません)このページでは、情報システム部(情シス)やITインフラ(サーバーやネットワーク)の運用保守の観点でのクラウド化のメリットについて記述します。

AWSクラウドのメリットはこちら

そもそも情報システム部(情シス)とは?

社内のサーバーやネットワークの運用を行う部署です。上記のように記述しても、「それって具体的にどういうこと?」と感じる人もいると思うので例を挙げます。

新卒入社や中途入社、定年退職などで、社員データを追加・削除を行う 新卒入社や中途入社、定年退職などで、社員データを追加・削除を行う。 サーバーやネットワークに障害が発生した際に対応・修理する。 サーバーやネットワークに障害が発生した際に対応・修理する。 新卒入社や中途入社、定年退職などで、社員データを追加・削除を行う 社員のITに関する悩みを解決するサポートセンター(個人的には本来の業務ではないと感じています)

これら以外にも、様々な業務が情シスにはあります。一見、ITの知識に疎い方からすると、「大した業務してないじゃん」と思われがちなのですが、とても重要なことです。情シスがいなくなると、サーバーやネットワークに障害が発生した際に。対応できる人がおらず、社員が業務を行えなくなる可能性もあるのです。そのため、ITが発展してきている現代社会において、情シスは企業になくてはならない存在ということです。

サーバーの障害に対応できないとどうなるの?

現代の情シスを取り巻く問題

情シスを取り巻く問題はいくつかあります。具体的な例としては、

  • 人手不足(ひとり情シス)
  • 兼任情シス
  • 社内のITなんでも屋認識

などが挙げられます。

人手不足(ひとり情シス)

社内のサーバーやネットワークに関するすべてのことを、少人数で行わないといけない状況のことを指します。この状態は、企業にとって非常に危険です。情シスの方が退職されてしまった場合、社内システムのブラックボックス化(だれも社内システムについて分からなくなること)が発生します。また、障害が発生した際に対応できる人がいなくなり、業務に支障が出て、最悪の場合は情報漏洩やシステムのダウンによる社会的信用の失墜が懸念されます。

兼任情シス

企業に情シスの人がおらず、PCに少し詳しい経理や総務の人が情シスの役割をしている状況のことを指します。この状態も、人手不足(ひとり情シス)の状況と、ほとんど変わりはないので非常に危険です。

社内のITなんでも屋認識

情シスは、業務システムの使用方法が分からない・ネットワークにつながらない、などといった社員の問題を解決する社内のサポートセンターのような役割もします。しかし、調べればわかるようなExcelやPowerPointの使い方を聞いてくる社員もいます。その方たちの対応をしていたら本来の業務に支障が出ます。

一人情シスがまさかの退職でピンチ!引継ぎ等の対応はどうする?

リスクだと頭では理解していたものの、いざ一人情シスと呼ばれる社員が辞めてしまったときに発生する引継ぎ。担当社員しか分からない情報や、理解できない状況が多くあるからこそ「どんな情報を何・いつのために把握しておくべきか」を踏まえて現状の洗い出しをしてもらいましょう。

現状として洗い出しておくべき項目とは?

洗い出しておくべき項目とは、ずばり「関係者・取引先企業」「ドキュメント」「業務内容」です。

関係者・取引先企業

中小規模の会社であれば、レンタルサーバーやドメインを取得した企業情報なども情シスの業務における取引先となります。これらは特にインターネット上で管理していることも多く、管理時にログイン情報などが必要になる場合がほとんどです。 引継ぎの際に多くのログイン情報やユーザー情報が、どのサービスと紐づいているのか完全に把握しきるには、専門外の社員にとっては難しいものです。そうならないためにもアカウント情報なども取引先企業に紐づけて洗い出すようにしてください。

ドキュメント
  • ネットワーク論理 構成図
  • ネットワークの論理的に接続の流れを把握するものです。 論理的な接続とは、具体的にはルータなどのデバイスを中心とした、IPネットワークの構成を指します。つまり、どのルータにどのネットワークが接続されているかがわかるようにしたものです。また、OSPFやRIPなどのルーティングプロトコル(通信規約)の情報も論理構成図で記述します。

  • ネットワーク物理 構成図
  • ルータやスイッチなどのネットワーク機器やサーバなどの配置、また、どのようなケーブルで各機器を接続しているかなど、ネットワークの物理的な配線形態を把握するものです。

  • ポート収容表
  • IPアドレス一覧
  • ネットワーク設計書
  • サーバ設定 一覧
  • セキュリティポリシー
  • ソフトウェア構成図
  • データベース設計書
  • アプリケーション設計書
  • 機能仕様書
  • 操作マニュアル
  • 保守契約一覧
  • 障害時対応マニュアル
  • その他

上記のドキュメントはあくまでも参考です。アプリケーションの設計書などは、基幹システムなどを自社開発などしている場合は必要となります。

業務内容と暗黙知

各種業務の進め方や、現在の進捗状況など、ドキュメントに残らない内容も漏れなく丁寧に把握する必要があります。通常業務だけでなく、担当者の経験における判断を下しているの部分も引き継ぐようにしましょう。

例えば、「あの会社の担当のBさんは、携帯電話での対応依頼より、メールでの緊急フラグを立てたほうが対応の方が早い」とか、「このシステムは(どんな)クセがあるから、何かあったらまず(どこを)確認したほうが良い」など、このような経験則に基づく判断は意外に多く存在します。不具合の関係で特別な設定をしていたり、フロアの関係で一部のケーブルの配線状況が異なるなど、細かいことですが重要です。

情シス問題の解決方法は…?

上記のように現代の情シスには様々な問題があります。この状態を打破する解決策はいくつかあります。 例えば、社内教育を行うことで、情シス人材の増加を図ることや、中途採用で情シス経験のある人材を確保する、といったことです。しかし、社内教育を行うにも、情シスの方の時間をいただくことになり、対応できるだけの人数がいないことがほとんどです。また、どの企業も情シスの人手不足に悩まされているので、中途採用の競争率は高く、必ずしも採用できるとは限りません。

では、この状況を変えるにはどうしたら良いのか?解決策として私たちが掲げるのがクラウドとアウトソーシングです。

クラウドとアウトソーシング

情シスの取り巻く問題をクラウドとアウトソーシングはどのように解決してくれるか? システムをクラウドに移行すると、サーバーやネットワークの運用保守の作業が簡潔になります。そのため、情シスが少人数だとしても、無理なく運用保守が可能になります。また、運用保守に割いていた時間を、自社の業務効率化を図るための開発に充てることで、企業の成長にもつながります。

人手不足(ひとり情シス)の問題は上記で解決しますが、兼任情シスはどのように解決すれば良いのでしょうか? それを解決してくれるのがアウトソーシングです。企業のサーバーやネットワークの運用保守を他社に委託する方法です。もちろん、コストはかかってしまうのですが、専門家に運用保守をしてもらうことで、自社で管理するよりも、安全にサーバーやネットワークの運用保守をしてもらうことが可能です。

クラウドとアウトソーシングの導入・運用ごとの作業イメージ

社内にクラウドを導入し、お客様側で運用管理をする場合

  1. 導入時クラウドの導入作業のお手伝いをいたします。
  2. 運用時1ヵ月間は運用を弊社で行います。無事に運用できることを確認いたしましたら、お客様側の担当者に引継ぎを行います。
  3. 緊急時緊急時は、今まで通りお客様側の担当者自身が対応する必要があります。
情シスの体制がある程度整っている場合、業務負担を減らす目的でクラウドを導入するのがおすすめです。急なキャンペーンなどでサーバーの負荷が想定できる場合などに迅速な対応が可能かつ遠隔での操作で済むのはクラウドの強みです。

社内にクラウドを導入し、運用管理をアウトソーシングする場合

  1. 導入時クラウドの導入作業のお手伝いをいたします。
  2. 運用時運用を弊社で行います。
  3. 緊急時24時間365日体制で監視・サポートいたします。
情シスの体制が無く、本業と兼業になってしまっている社員の負担軽減にはクラウドの導入から運用保守のすべてをアウトソーシングすることをお勧めいたします。UDCloudのサポート・監視体制は24時間365日対応となっております。

クラウドを導入せず、オンプレサーバーの運用管理のみをアウトソーシングする場合

  1. 導入時機材をリプレースする必要があります。
  2. 運用時運用を弊社で行います。
  3. 緊急時24時間365日体制で監視・サポートいたします。
セキュリティの問題上、クラウドを利用できないが、オンプレサーバーの運用管理の体制が整っていない場合は、機材をリプレースする前提で運用管理のアウトソーシングを利用できます。UDCloudのサポート・監視体制は24時間365日対応となっております。

アンダーデザイン株式会社は、クラウドの構築から運用管理・保守まで行うことが可能です。また、「自社にクラウドを導入すべきか分からない」や「どのくらいの費用がかかるのか、知りたい」などの、ご相談も無料で承っていますので、ぜひご連絡ください。担当の者が、親身に、お客様の不明点を解消いたします。